Какво е ERP и ERP система?

Ако се чудите какво е ЕRP, дали е нужно и приложимо за бизнеса ви, помислете с колко софтуерни продукти оперират различните звена, които управлявате, съвместими ли са и случва ли се едновременно да ви се губи информация, а данните да се дублират.

ERP или софтуер за планиране на ресурсите на предприятието, е създаден, за да въведе ред в хаоса, да ви даде яснота в реално време за всички аспекти на дейността ви, както и да ви помогне да планирате по-лесно и ефективно.

Продуктът се отнася за всички процеси, необходими за функционирането на една компания - управлението на хора, финансите, производството, наличностите на материали или продукти, система за доставки, услуги, поръчки и други. Най-просто казано, ERP съчетава тези процеси и дейности в единна система, като ви дава ясна картина в реално време.

Подобрената производителност, повишената ефективност, оптимизираните разходи и рационализираните процеси, са само част от основните предимства на ERP. Планиране на ресурсите на предприятието (ERP) е вид софтуер, който организациите използват за управление на ежедневните бизнес дейности като продажби, поръчки, управление на риска, както и управление на всички операциите по веригата. Пълният ERP пакет включва и управление на работата на предприятието, софтуер, който помага да планирате, прогнозирате и отчитате финансовите резултати на организацията.

ERP системите свързват множество бизнес процеси и позволяват обмена на данни между тях, като за целта събират споделени данни на организацията от множество източници. ERP системите елиминират дублирането на информация и осигуряват цялата картина за бизнеса, при един-единствен източник.

ERP системите са проектирани около една схема, която обикновено има обща база данни и интерфейс. Това помага да се гарантира, че информацията, използвана в предприятието, е канализирана и се базира на уеднаквени дефиниции и изисквания. Основната цел на ERP е да интегрира хора, процеси и технологии в модерното предприятие.

Производството на автомобили е добър пример за смисъла от ERP, защото се изисква закупуване на части и компоненти от множество доставчици. ERP система би улеснила процеса за проследяване на наличностите и закупуването на необходимите материали и компоненти, както да гарантира, че на всеки етап от процеса – от заявка до заплащане, използва еднакви и верни данни. Същият принцип се отнася до отчитането и анализите. Ако една ERP система е внедрена правилно в същата автомобилна компания, компонентът „предни спирачни накладки“, се идентифицира в системата едновременно с име на част, размер, материал, източник, номер на партида, номер на доставчика, сериен номер, цена и спецификация , без да се дублира и да излиза на няколко места под различно наименование. Това става едновременно с множество други описателни и базирани на данни елементи, като съкращава процеса на ръчно въвеждане и дублиране на информацията.

Основен ERP принцип е централизираното събиране на данни за широко разпространение. Вместо няколко самостоятелни бази данни с безкраен опис на разединени електронни таблици, ERP системите въвеждат ред, така че всички потребители - от изпълнителния директор до обикновените служители - да могат да създават, съхраняват и използват същите данни, като системата е така конструирана, че да е сигурно, че информацията е вярна и пълна.

Днес ERP системите са от решаващо значение за управлението на хиляди предприятия от всякакъв калибър и във всички индустрии. За тези компании ERP е незаменима инфраструктура за функционирането на бизнеса им.

Роб на бизнеса или изгубени в данните

Ако все повече имате усещане, че общата картина на бизнеса ви се губи, защото анализа на детайлите отнема много време и ресурс, може би е дошъл точният момент да погледнете към идеята за въвеждане на ERP система Опитайте да си отговорите честно дали следващите описания се отнасят за вас и функционирането на организацията ви.

  1. Вие отделяте все повече време за ежедневни дейности - понякога използването на твърде много и различни приложения може да е причина за забавяне в управлението на ключови дейности. Софтуерът ERP интегрира решения и данни в една система с общ интерфейс, което улеснява комуникацията на бизнес звената и ефективната работа.
  2. Имате много въпроси за бизнеса си без отговор - можете ли лесно да отговорите на важни въпроси за вашия бизнес - като приходи по продуктова линия или възвръщаемост? Ако не, отделените системи и липсата на достъп до показатели, ви бавят. Така бавят анализа и решенията ви, за които все по-често нямате време, за да отделите дни.
  3. Имате “размити” бизнес процеси - може би е по-трудно да управлявате инвентара, да удовлетворявате клиентите или да държите разходите под контрол. Ако е така, вашите бизнес процеси изискват преструктуриране, за да постигнат растеж или промяна на приоритетите.
  4. Имате ръчни процеси с интензивно въвеждане на данни - повечето от отделите ви използват ли свои приложения и процеси, за да си вършат работата? В такъв случай има вероятност да отделяте твърде много време и ресурс за дублирани данни. Когато информацията не може да протича безпроблемно между системите, отчитането отнема повече време, често се случват грешки и се затруднява вземането на решения.
  5. Липсва ви възможност за бързи движения - прекарвате ли толкова много време в управление на бизнеса си, че не можете да търсите нови възможности? По-новите ERP системи включват разширени, интелигентни възможности, като машинно обучение и прогнозен анализ, които улесняват идентифицирането на нови и потенциално печеливши начинания.
Внедряването на ERP софтуер е фундаментално решение и трябва да бъде обмислено добре. Това е абсолютно задължително, ако ще прилагате цялостно софтуерно решение за първи път. Ако искате да видите положителна промяна в бизнеса и да постигнете цялостен растеж, е важно да предприемете необходимите стъпки, за да видите ползите. Трябва да имате предвид, че процесът е дълъг и освен финансова инвестиция, изисква търпение, постоянство и неотслабваща мотивация.

Предимства на ERP

Конкурентност

ERP софтуерът изисква голяма инвестиция, но разходите ви без системата, която обединява цялата информация за дейността ви, в дългосрочен план може да се окажат по-големи.

Някои производители избират да се придържат към изпитаните и консервативни методи, други търсят технологични решения. Внедряването на софтуера помага да изпреварите конкуренцията с по-бързи решения, базирани на анализ в реално време, което потенциално ще ви предпази от скъпи грешки.

Подобрена ефективност на процесите

Намаляването на ръчното въвеждане на информация пести време, предпазва от грешки и минимизира дублиране на процесите. ЕRP се грижи за това. Това не само подобрява производителността, но и намалява значително възможността за работа с неточни данни. Внедряването на ERP софтуер подобрява ежедневните бизнес дейности чрез опростяване на процеситете, което улеснява събирането на информация от всички отдели в реално време.

Точно прогнозиране

Софтуерът за корпоративно планиране на ресурси предоставя на вашите потребители, и по-специално на мениджърите, необходимите инструменти за създаване на по-точни прогнози. Информацията за наличностите и продажбите, за финансови услуги и обслужване на клиенти, помага за реално прогнозиране, така че компанията ефективно да намали разходите. Тъй като информацията в ERP е възможно най-точна и актуализирана в реално време, предприятията могат да правят реалистични и по-ефективни планове за всекидневната си дейност.

Взаимодействие между отделите

Голямо предизвикателство пред всеки бизнес е да премахне невидимите стени между различните отдели, които понякога действат като конкуренти в рамките на самата фирма. Спестяването на информация между звената, което може да има различни мотиви, в крайна сметка изкривява картината и вреди на дейността . Взаимодействието между различните екипи, е решаващо за правилните решения. Данните, въведени в ERP системите, са централизирани и последователни, актуални са и това прави почти невъзможно отделите да работят разделени и без обмен на информация. ERP софтуерът дава възможност за обмен на информация по всяко време, с гаранция, че данните са точни.

Споделяне на информация в реално време чрез централизирана база данни, е сред основните предимства на ЕRP. Тъй като ERP системата съдържа данни от целия бизнес и така заинтересованите могат лесно да получат достъп до информация от други отдели, за да правят анализи.

Мобилност

Предимство на софтуера за планиране на ресурсите на предприятието е способността му данните да се ползват и извън офиса. С ERP софтуер, потребителите имат достъп до централизирана база данни от всяко място, от което работят, както и от различни устройства, включително от лаптоп, таблет или мобилен телефон. Приспособимостта на ERP софтуера е от решаващо значение, тъй като увеличава производителността и прави информацията достъпна, независимо къде се намирате.

Надеждност на данните

ERP предоставя надеждни данни, които могат да бъдат достъпни от различни места (ако се реализират в облак). Но дистанционното ползване на цялата информация за бизнеса поставя въпроса за сигурността. ERP позволява вграждане на допълнителна защита, която при спазване на правилата за ползване, премахва риска важната бизнес информация да попадне в чужди ръце. Точността и безопасността са от ключово значение за ERP софтуера.

Персонализирано отчитане

ERP софтуерът улеснява отчетността. Така компанията може да отговори по-лесно на сложни заявки за обобщена информация. Служителите имат възможност да правят свои персонални отчети, което пести време и отваря възможност за работа и по други проекти, без забавяне.

Повишена производителност

Автоматизирайки излишните процеси, служителите имат повече време да работят върху други, приоритетни задачи, които наистина изискват повече внимание и концентрация.

Спазване на нормативната уредба

ERP може да бъде проектиран така, че да следи регулациите в индустрията и промените в нормативната уредба. Това позволява на бизнеса да бъде в крак със законовите разпоредби, да не пропуска срокове за въвеждане на промени и да избягва съществени несъответствия, които могат да доведат до санкции при неизпълнение.

Гъвкави системи

Съвременните ERP софтуерни системи са стабилни, гъвкави и подлежат на различни варианти за конфигурация. Те могат да бъдат съобразени с уникалните нужди на конкретния бизнес. ERP системите могат и да се адаптират към непрекъснато променящите се нужди на организацията, без да се налага да купувате ново софтуерно решение. При внедряването на ERP софтуера по ваш избор, е важно да се уверите, че продуктът е скроен за вашата система и има всяка функция, необходима за подпомагане на ежедневните ви бизнес - дейности.

Предимствата на софтуера за планиране на ресурсите на предприятието са много, но преди да решите да предприемете стъпката за прилагането му, трябва да сте добре информирани и подготвени, така че да избегнете евентуални проблеми след като вече сте направили инвестицията.

Разходи за внедряване и поддръжка

Основната инвестиция е в софтуера, но процесът по внедряване може да оскъпи процеса. Добре е клиентите да имат предвид, че в цената трябва да сметнат и разходите за работната ръка и времето, необходими за успешното внедряване на продукта. Може да се наложи да наемете допълнителен екип от компютърни специалисти, както и ERP консултанти. Таксата за поддръжка е отделна от цената на лиценза, а и може да се наложи инвестиция в нов хардуер, който би осигурил правилна инфраструктура за функционирането на ERP софтуера.

Ако решите да инвестиране в базисен ERP софтуер, лесно бихте могли да си осигурите съчетаване на пет функции с един лиценз. Но въвеждането на цялостен модел за управление може да не е по силите за малки и средни фирми. Но и за това има вече решение - възможно е някои от разходите да бъдат спестени с облачно решение, плащано на месечна база!

Не пестете от обучения на екипите си

Ако не сте заявили точно и детайлно нуждите си и софтуерът не отговаря на тях, в процеса на прилагане ще се окаже, че системата не изпълнява изискванията ви и така всъщност персонализацията няма да се осъществи. Това вместо да улесни, ще усложни процесите.

Системите от ERP обслужват всички отдели на фирмата, но и навлизат в големи детайли в дейността на всеки отдел. Това води до промяна на начина на работа, изчиства паразитните дейности, както и осигурява пълно детайлизиране на потоците от информация. Всички тези оптимизации са плюс за организацията, но и един от най-големите проблеми за внедряване на системата. Защото често ръководителите в различните екипи не могат да оценят нуждата от подобна система и/или нямат необходимата подготовка, за да възприемат подобно ниво на цялостна интеграция на фирмените данни. Преди внедряването на ERP система е добре ръководните кадри от всички звена да преминат курс на обучение, който ще им даде много по-точна представа за ползите, както и какво трябва да правят, за да върви работата. Случвало се е компании да инвестират в ERP, но да не планират правилно етапите по внедряване.

Ключово изискване за внедряване на ERP, е екипът да бъде добре обучен и убеден да приеме софтуера, въпреки сложността му.

Консерватизъм или новаторство

Необходимо ли е да инвестирате в ERP или не? Потенциалните трудности около прилагането и поддържането на новата платформа не бива да ви отказват да опитате да приложите ERP софтуера. Инструментите, които могат да изведат бизнеса ви на по-високо ниво, имат своите категорични предимства. От вас се иска да послушате съвета на експертите и преди да се решите на толкова голяма промяна, да си направите честна и подробна оценка на нуждите и проблемните области на вашата организация.

ЕRP или системите за единно планиране на ресурсите на предприятието , засега се смятат за най-висок клас програмно осигуряване, от което се ползват не повече от 15 % от фирмите в България.

Един от основните плюсове на ERP, сравнено с по-често използваните системи, е силно застъпената възможностза централизирано менажиране на дейностите в цялата фирма, както и контрола на изпълнението на поставените задачи. Планирането на ресурсите – материални, дълготрайни, времеви, човешки, финансови и др. Има голямо значение за корпорациите и ще заема все по-решаваща роля в конкурентоспособността.